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Zeitmanagement

Ein Wort vorweg!

Das Thema "Zeitmanagement" könnte den Eindruck entstehen lassen,

  • man müsse in Zukunft alle Zeit verplanen - nichts darf dem Zufall überlassen werden,

  • man müsse die Zeit grundsätzlich sinnvoll nutzen - nichts darf einfach so passieren,

  • man müsse sich und anderen immer "Zeit-Rechenschaft" ablegen - "Müßiggang ist aller Laster Anfang!"

  • man müsse immer schneller arbeiten - "Zeit ist Geld!",

  • man solle durch Zeitmanagement zwar Zeit gewinnen - aber nur, um die gewonnene Zeit sofort wieder mit sinnvollen Tätigkeiten zu füllen.

Wenn Sie das denken, dann kann ich Sie beruhigen!

  1. Mit Zeitmanagement sollen Sie Zeit gewinnen, über die Sie frei verfügen können.

  2. Zeitmanagement soll dazu führen, dass Sie die Zeit, die Sie ohnehin am Schreibtisch verbringen, auch effektiv nutzen.

  3. Zeitmanagement heißt nicht: durch eine wissenschaftliche Arbeit hetzen, sondern ruhig und konzentriert arbeiten.

  4. Auch als Zeitmanager dürfen Sie ihre Gedanken einfach mal abschweifen lassen; kreative Ideen entwickeln sich oft nur auf "Abwegen".

  5. Sie dürfen - trotz Zeitmanagement - auch mal faul und unmotiviert sein.

Der Faktor "Zeit" im Zusammenhang mit wissenschaftlichem Arbeiten hat nicht selten erhebliche Probleme zur Folge - Probleme, die in Einzelfällen bis hin zu Resignation und Arbeitsabbruch führen. Die Palette der Schwierigkeiten reicht dabei von der zeitlichen Planung eines Themas über den täglichen Arbeitseinstieg bis hin zur effektiven Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit.

Die Ursachen für aufkommende Zeit-Probleme sind vielfältig und können nach Stockinger (1) in verschiedene Kategorien eingeteilt werden:

Falsche Arbeitsmethodik und Arbeitstechnik

  • unklare Zielsetzung

  • fehlende Prioritätensetzung

  • zuviel auf einmal erledigen wollen

  • mangelnde Übersicht über anstehende Aufgaben

  • fehlende und schlechte Tagesplanung

Mängel in der Arbeitsorganisation

  • Desorganisation

  • überhäufter Schreibtisch

  • zuviel Papierkram

  • schlechtes Ablagesystem

  • ständige Suche nach Notizen und Unterlagen

Individuelle Arbeitsschwächen

  • mangelnde Motivation

  • Unfähigkeit „Nein“ zu sagen

  • fehlende Selbstdisziplin

  • Aufschieben von anstehenden Entscheidungen

  • Aufgaben nicht zu Ende führen

Störungen und Ablenkungen

  • unangemeldete Besucher

  • telefonische Unterbrechungen

  • Lärm

  • private Gespräche

Die erkannten Probleme sollten mit dem Ziel eines effizienten Arbeitens schnellstmöglich und dabei vor allem auch konsequent und überdauernd abgebaut werden. Oft reicht schon ein Impuls in die entgegengesetzte Richtung des Problems; so versteht es sich wohl von selbst, dass ein Schreibtisch, der von Papieren überquillt, von diesen Papieren befreit und dass ein zuviel an vertrödelter Zeit in ein weniger hiervon verwandelt werden muss. Grundsätzlich lässt sich sagen: eine wissenschaftliche Arbeit bedarf der systematischen Planung und Durchführung. Dabei können verschiedene Tips & Tricks der Zeitplanung helfen.

Genaue Planung: vor Beginn einer wissenschaftlichen Tätigkeit sollte eine möglichst exakte Inhalts- und Zeitplanung erfolgen. Dazu gehört die Materialbeschaffung - zumeist betrifft dies die Literatur - ebenso wie das Festlegen von Lektürezeiten, die Bearbeitung des gelesenen Materials, Gliederung des Themas, Rohentwurf bis hin zum fertigen Manuskript. Eine Faustregel lautet: je größer der Aufwand für die Planung, desto geringer der Aufwand für die Durchführung. Leider werden wissenschaftliche Arbeiten viel zu häufig mehr oder weniger planlos angegangen, so dass sich schnell Effekte zeigen wie Verzettelung in Einzelheiten, Verlust des roten Fadens, falsche Schwerpunktsetzung, unsystematisches und zusammenhangloses Aneinanderreihen von Inhalten.

Aktivitätencheckliste: über die geplanten Inhalte sollte eine großformatige Checkliste angelegt und am besten gut sichtbar aufgehängt werden. Auf dieser Liste sollten die erledigten Aufgaben abgehakt und eine tägliche Soll-und-Ist-Bilanz durchgeführt werden können. Eine solche Aktivitätencheckliste - z.B. auf einem Stück Tapete an der Zimmertür befestigt, so dass sie bei jedem Betreten und Verlassen des Raumes gesehen wird - vermittelt nicht nur einen hervorragenden Überblick über den Stand der Arbeit, sie ist aus motivationaler Sicht gleichzeitig auch ein ständiges "Mahnmal", das an bestehende Arbeitsaufträge erinnert. Die Erfahrung zeigt, dass hierdurch eine hohe Anfangsmotivation erzeugt werden kann, die oft zu mehr Leistung als geplant führt und damit auch motivierend für die weitere Arbeit wirkt.

Klare und konkrete Zielsetzung: Ziele sollten klar und konkret formuliert und dabei in Form von Resultaten statt von Tätigkeiten festgelegt werden. Es darf also nicht heißen "ich will mehr lernen", sondern "ich werde täglich 90 Minuten lernen". Im Zusammenhang mit einer schriftlichen Arbeit sollte es nicht heißen "ich will schnell fertig werden", sondern "ich werde jeden Tag zwei Seiten schreiben".

Teilaufgaben mit konkreten Erledigungsterminen: eine wissenschaftliche Arbeit ist zu Beginn eher unüberschaubar und stellt daher nicht selten eine kaum zu lösende Aufgabe dar, die aus zeitlicher Sicht fast immer in eine mehr oder weniger "diffuse" Arbeitshaltung hinein mündet.

  • Der Arbeitsbeginn wird oft solange hinausgezögert, bis die anstehenden Aufgaben schließlich unter größtem Druck geradezu "erzwungen" werden müssen.

  • Die am Schreibtisch verbrachte Zeit wird nicht effektiv und konsequent genutzt, sondern durch Abschweifungen, Tagträume und andere Ablenkungen unnötig in die Länge gezogen, ohne dabei zu befriedigenden Arbeitsergebnissen zu kommen.

Zu empfehlen ist die Einteilung in überschaubare Arbeitsabschnitte sowie die Planung von kurzen und damit ebenfalls überschaubaren Zeiteinheiten zur Bearbeitung der Teilaufgaben. Ein solches kleinschrittiges Vorgehen erhöht nicht nur die Übersicht; die Teilaufgaben haben mehr Aufforderungscharakter, sie erleichtern die Selbstkontrolle und wirken - weil ein Arbeitsende absehbar ist - insgesamt stärker motivierend.

Pufferzonen: die zur Verfügung stehende Zeit darf niemals ganz verplant werden. Unvorhergesehene Entwicklungen, falsche Zeitkalkulation und nicht zuletzt auch mangelnde Arbeitslust können so nicht kompensiert werden und führen zu einem immer höheren Arbeitsdruck. Etwa 40% der zur Verfügung stehenden Zeit sollte daher reserviert werden

  • als Pufferzone für Unvorhergesehenes,

  • als "Zeitreserve", in der Nicht-Erledigtes nachgearbeitet werden kann,

  • als Raum zur Erholung.

Von einer 7-Tage-Woche sollten also nur vier Tage (z.B. Mo-Do) als Arbeitstage eingeplant, von einem 8-Stunden-Arbeitstag nur 5 Stunden verplant werden.

 

 


(1) Stockinger, Hans Gerhard: Zeit- und Selbstmanagement. In: Badry, Elisabeth; Knapp, Rudolf; Stockinger, Hans Gerhard: Arbeitshilfen für Studium und Praxis der Sozialarbeit und Sozialpädagogik. 3. überarb. und erw. Aufl. Neuwied: Luchterhand, 1998, S. 37f.